7 „NU”-uri sănătoase şi productive când muncim în echipă

01.24.2012

Publicat în revista Cariere.

Testaţi cele câteva soluţii de mai jos. Sunt la îndemână şi vă garantez că veţi reuşi o comunicare mai constructivă, veţi reduce stresul şi veţi face echipa mai productivă.

1. Nu vă ambiţionaţi să convingeţi că aveţi dreptate şi nu spuneţi „X are dreptate, Y nu are dreptate”.

Când procedaţi astfel, vă autosituaţi pe poziţia celui care deţine criteriile absolute ale adevărului, divizaţi echipa în „tabere” şi vă risipiţi resursele într-o luptă de putere şi orgolii.

E preferabil să vă concentraţi pe scop şi argumente raţionale: „Eu înţeleg că asta contribuie la realizarea scopului nostru prin…” sau „Eu cred că asta împiedică realizarea scopului nostru, pentru că…”. Menţineţi echipa focalizată pe scopul comun – e cheia menţinerii unităţii!

2. Nu spuneţi niciodată „Asta e o aberaţie / o prostie / o greşeală”.

Când o faceţi, cel în cauză simte ameninţări multiple. Îi atacaţi statutul: în locul recunoaşterii de care are nevoie, primeşte o sancţiune. Îi atacaţi imaginea şi identitatea: de obicei, oamenii se identifică cu ideile pe care le verbalizează. Îi atacaţi autonomia: cel care emite o evaluare tinde să preia controlul asupra situaţiei. Îi atacaţi încrederea în sine şi încrederea pe care o au ceilalţi în el.  Îi generaţi un sentiment de nedreptate: „Eu mi-am stors mintea să găsesc o soluţie şi, când vin cu ea, sunt pus la zid”, îmi povestea cineva. Îi generaţi un mod de acţiune defensiv: fie se apără atacând, fie abandonează scopul comun, se concentrează doar pe interesele proprii şi nu-şi mai exprimă gândurile. În timp ce el acumulează frustrări, stres şi boli generate de stres, toţi ceilalţi pierd sentimentul că se află în siguranţă, iar echipa îşi pierde resursele de creativitate şi coeziunea.

Focalizaţi-vă pe scopul comun: „Cum ne ajută asta să atingem scopul pentru care suntem aici?”. Daţi-i timp celui care a emis ideea să-şi prezinte primul argumentele. Căutaţi şi dumneavoastră argumente pro. Abia după aceea formulaţi şi argumentele contra şi puneţi-le pe cântar „la rece”.

3. Nu vorbiţi cu alţii despre ce nu vă place la un şef sau la un coleg.

Simpla „descărcare” în faţa altcuiva din echipă nu vă ajută să rezolvaţi problema, ba o poate agrava, pentru că aproape întotdeauna se află că „aţi bârfit”. Iar acasă aveţi deja suficiente probleme de rezolvat; dacă le duceţi şi pe cele de la serviciu, pierdeţi în ambele părţi.

Vorbiţi direct cu cel în cauză. Dacă lucraţi la competenţele de comunicare, veţi vedea că e simplu, sănătos şi productiv.

4. Nu vă plângeţi continuu şi nu vă priviţi ca victime.

Obişnuim să vorbim mult despre ce şi cine ne supără. Pentru moment, ne „descărcăm” emoţional. Dar ne autoprogramăm negativ pentru acţiunile următoare: ne blocăm motivaţia şi voinţa, obţinem un randament mai mic, ne întreţinem stresul şi bolile asociate acestuia. Slăbim totodată coeziunea şi randamentul echipei.

Am citit într-un articol că raportul sănătos între pozitivul şi negativul din gândurile noastre e 3:1. Iar în altul: decretaţi spaţiul de muncă „Spaţiu liber de văicăreli”, afişaţi pe pereţi acest „decret” şi respectaţi-l.

5. Nu vorbiţi cu colegii de câte ori aveţi o problemă sau chef de vorbă; şi nu vorbiţi cu voce tare în birou.

De fiecare dată când întrebaţi ceva, faceţi un comentariu sau o glumă, vă întrerupeţi din lucru şi îi întrerupeţi pe ceilalţi. Vă defocalizaţi şi îi defocalizaţi. Pentru a reveni la concentrarea dinainte, veţi pierde timp. Puteţi pierde şi idei valoroase – inspiraţia nu vine oricând.

Conveniţi asupra unor reguli şi respectaţi-le. Dacă aveţi nevoie de o informaţie absolut necesară pentru a vă continua munca, mergeţi şi adresaţi întrebarea în şoaptă. Dacă aveţi nevoie de un ajutor care poate aştepta, scrieţi un mesaj şi rugaţi-l pe coleg să vă anunţe când puteţi vorbi.

Est-europenii tipici au pur şi simplu nevoie să „stea de vorbă”. O regulă de genul „Nu vorbim decât în pauza de masă” ar genera stres, dar puteţi stabili mai multe pauze scurte la intervale regulate.

Nu renunţaţi la pauze ca să „terminaţi” mai repede. Avem nevoie de timp ca să ne ocupăm de viaţa noastră privată, dar e o iluzie să credeţi că îl obţineţi prin reducerea pauzelor la serviciu, inclusiv a pauzei de masă. Ritmul creierului / organismului nostru impune pauze. Dacă nu le stabilim şi respectăm conştient, ele se vor instala non-conştient. Ne străduim „să terminăm”, însă nu ne putem concentra şi nu dăm randament. Primim apoi feedback negativ şi ni se pare nedrept: noi ne străduim din răsputeri, ce vrea mai mult? Acumulăm stres şi… adio linişte în viaţa privată!

Stabiliţi mai multe pauze de 5-10 minute, lucraţi focalizat şi neîntrerupt până la pauză şi respectaţi durata pauzei. Veţi diminua stresul, veţi obţine un randament mai bun şi veţi fi apoi mai relaxaţi acasă.

6. Nu daţi şi nu răspundeţi la telefoane oricând şi oriunde.

Cântăriţi câştigurile şi pierderile. Sunteţi concentrat pe o sarcină şi sună şeful: cât câştigaţi şi cât pierdeţi – chiar în relaţia cu el – dacă vă defocalizaţi şi vă diminuaţi randamentul? Un jurnalist are tot interesul să obţină de la dumneavoastră o declaraţie vulnerabilă: dumneavoastră cât câştigaţi şi cât pierdeţi dacă nu aveţi condiţii să vă alegeţi cu grijă cuvintele când îi răspundeţi la întrebări? Soţul/soţia sau copiii au şansa să petreacă cu dumneavoastră foarte puţin timp: cât câştigaţi şi cât pierdeţi dacă, în loc să li-l oferiţi integral, îl petreceţi vorbind la telefon cu un şef, coleg sau jurnalist – şi, foarte probabil, vă enervaţi?

Sunt activităţi în care, prin contract, eşti la dispoziţia angajatorului 24/24 ore (armata şi poliţia de exemplu). În rest, comunicarea profesională în afara programului e bine să fie limitată. Stabiliţi intervale clare între care puteţi apela sau fi apelat(ă). Întrebaţi-vă întotdeauna: „Ce catastrofă se întâmplă dacă nu sun acum / nu răspund acum?”.

7. Un bonus pentru leaderi: nu gândiţi şi nu spuneţi „eu şi echipa mea”.

Dumneavoastră sunteţi parte a echipei, nu deasupra ei. Spuneţi „echipa noastră” şi acţionaţi în consecinţă. Participaţi la toate seminariile, sesiunile de coaching, trainingurile etc. pe care le contractaţi pentru „echipa noastră”: ele sunt cele mai profitabile oportunităţi pentru ca dumneavoastră să vă clarificaţi viziunea şi stilul de leadership, iar ceilalţi să le înţeleagă mai bine. Dacă echipa se dezvoltă în absenţa dumneavoastră, va genera în mod natural un alt leader…